Do excel ao campo:
digitalizando auditorias hospitalares com evidências em tempo real
Cerca de 160 itens de auditoria hospitalar eram preenchidos em uma planilha. Transformei esse processo em um aplicativo. Projeto desenvolvido na Quality24 para a Brasanitas, empresa de higienização e serviços hospitalares.
Nota de confidencialidade
Por questões de confidencialidade, alguns dados, nomenclaturas e fluxos foram adaptados. As telas e informações aqui apresentadas não representam dados reais de clientes ou pacientes.
Sobre o projeto
A Brasanitas é uma empresa de higienização e serviços hospitalares, e parte fundamental do trabalho deles é garantir que os processos de limpeza e controle de infecção em ambientes hospitalares sigam padrões e normas rígidas de qualidade. Pra isso, eles fazem auditorias periódicas em campo, checando dezenas de itens por unidade auditada desde a correta higienização de superfícies até o uso adequado de EPIs e o descarte de resíduos hospitalares.
O problema é que todo esse processo ainda acontecia numa planilha de Excel. O auditor ia a campo com a planilha impressa, preenchia item por item, e só depois, de volta ao escritório, é que alguém digitalizava ou organizava aquilo de fato.
Como Product Designer na Quality24, que presta serviços de tecnologia pra hospitais e empresas do setor de saúde, fui responsável por pegar essa planilha real, usada no dia a dia pelos auditores da Brasanitas, e transformar isso em um aplicativo de auditoria funcional, pensado pra ser usado em campo, com evidências fotográficas em tempo real.
Objetivos
Tirar o processo de auditoria do papel/planilha e levar para o campo, com uma interface pensada para uso em movimento, padronizando e eliminando inconsistências que aconteciam antes.
Permitir o registro de evidências fotográficas no momento exato da auditoria, em vez de depender de anotações soltas para depois.
Dar rastreabilidade ao histórico, algo que praticamente não existia antes cada auditoria virava um arquivo isolado, sem comparação fácil com auditorias anteriores.
Organizar mais de 160 itens auditáveis de uma forma que não sobrecarregasse o auditor com decisões e rolagem infinita.
meu processo
O que eu tinha em mãos era a planilha real e ela, apesar de não ser uma "pesquisa" no sentido tradicional, era uma fonte de informação enorme. Cada coluna, cada agrupamento de perguntas, cada nota de rodapé da planilha me dizia algo sobre como o processo funcionava de verdade.
Meu processo foi basicamente dissecar a planilha e mapear os mais de 160 itens auditáveis para entender o preenchimento, tendo em vista que a quantidade não seria alterada pois os itens vinham de normas e padrões já estabelecidos, mas queria entender possíveis agrupamentos, se todos os itens eram com respostas simples ou campo aberto, etc. Também conversar stakeholders que tinham mais proximidade com a operação da Brasanitas, pra entender contexto de uso: em que momento do dia a auditoria normalmente acontece, se o auditor tem conexão de internet estável em campo, se ele costuma ser interrompido no meio da tarefa, etc. E, após tudo isso, prototipar telas e validar a lógica de fluxo internamente, testando com o próprio time se a navegação fazia sentido.
Ideias e direcionamento
O maior desafio de design nesse projeto não foi visual, foi de arquitetura de informação. Como pegar mais de 160 itens auditáveis, divididos em várias categorias na planilha, e transformar isso numa experiência que não parecesse um formulário infinito e cansativo? Além de disponibilizar a opção de envio de evidências para cada item sem deixar o aplicativo sobrecarregado.
Algumas decisões que tomei, e os trade-offs que vieram junto:
Agrupamento por categoria, com hierarquia em dois níveis: em vez de listar os 160 itens numa rolagem só, organizei por categorias (ex: higienização de superfícies, EPIs, descarte de resíduos), e dentro de cada categoria, os itens específicos. Isso deixa a navegação mais previsível pois o auditor sabe em que "bloco" da auditoria ele está, além de não "obrigá-lo" a ficar scrollando a tela, caso não faça a auditoria na ordem das cateforias. O trade-off é que isso adiciona uma camada extra de navegação (entrar na categoria, depois nos itens), o que pode deixar o fluxo mais lento.
Exibir todas as perguntas de um agrupamento de uma vez, em vez de uma por tela: decidi mostrar as perguntas de uma categoria inteira numa única tela, ao invés de criar uma navegação "uma pergunta por vez" (que é comum em formulários longos pra reduzir carga cognitiva). A ideia era acelerar o preenchimento, evitando com que o auditor fique trocando de pergunta toda hora. Mas esse é um trade-off claro: com várias perguntas na mesma tela, existe o risco da interface ficar densa, principalmente em categorias que têm muitos itens. Pra mitigar isso, usei separação visual clara entre os itens já respondidos.
Evidência fotográfica vinculada apenas ao item marcado como "não conforme", não a um anexo genérico no fim: conversando com auditores, descobri que as evidências eram necessárias apenas para itens em não conformidade, então, para reduzir a carga cognitiva do usuário, definimos que a opção de envio de evidência e observação somente seria exibida caso o item fosse marcado como "não conforme". Isso resolve um problema real do Excel (evidência desconectada do item, perdida em pastas separadas), mas também significa que, se o auditor tiver muitos itens em não conformidade mesma categoria, o fluxo de "responder + fotografar" se repete várias vezes seguidas, o que pode cansar o usuário.
Indicadores de progresso macro e micro: pensando na extensão da auditoria, incluí indicadores de progresso tanto no nível geral (quantas categorias faltam) quanto no nível da categoria atual (quantos itens faltam ali). A intenção foi dar uma sensação de avanço constante, pra evitar que o auditor sinta que está "preenchendo sem fim", problema comum em formulários muito longos.
design
A lógica por trás desse fluxo foi reduzir o número de etapas entre "auditar" e "registrar evidência", já que no processo antigo essas duas ações estavam completamente desconectadas no tempo.
conclusão
Esse projeto reforçou como simplificar complexidade é, na maior parte das vezes, um trabalho de arquitetura de informação antes de ser um trabalho visual. Organizar mais de 160 itens auditáveis em uma estrutura que fizesse sentido para quem está em campo, sob pressão de tempo, foi o verdadeiro desafio do case.
A decisão de exibir as perguntas agrupadas por categoria, em vez de uma por tela, resume bem o tipo de trade-off que guiou boa parte das escolhas do projeto: ganhar velocidade de preenchimento significou aceitar o risco de uma tela mais densa, e coube ao design visual (hierarquia, espaçamento, indicadores de progresso e status) compensar essa densidade sem comprometer a clareza.
Hoje o app já está em uso pela Brasanitas, e o feedback recebido após o lançamento reforça que digitalizar esse processo resolveu uma dor real da operação.
Sobre o Yago
Atualmente morando em Florianópolis, mas trabalhando com pelo globo inteiro. Designer, mas antes de tudo, alguém que sempre gostou de criar. Comecei editando fotos no PhotoFiltre, editando temas de Blogspot e fazendo filmes na faculdade. Em algum momento no meio disso tudo, percebi que o design era onde tudo se encaixava.